Proteggere File Di Office Con Password

Hai un documento di Office da proteggere? Facile: basta mettere la password. Leggi come.

Tutti prima o poi abbiamo bisogno di proteggere l’accesso ad uno dei nostri documenti, che sia una cartella Excel con la nostra contabilità, che sia un database con i dati del nostro negozio, che sia un documento Word scritto di nostro pugno che non vogliamo sia letto da altri ecc.

In questa lezione ti spiego come proteggere un documento di Office in modo da impedirne l’apertura a chi non è in possesso della password da te scelta.

E’ facile e veloce: senza dover installare programmi aggiuntivi sul computer, ti basta usare una funzionalità di protezione disponibile gratuitamente in Office.

Mettendo la password al file, impedirai di aprire, visualizzare e modificare il contenuto del file a chi non conosce la password.

Nelle immagini di esempio sotto uso un file di Word.

La procedura per proteggere un file con password è comunque uguale in tutti i programmi più popolari di Office (Word, Excel, Access e Powerpoint), anche se cambia da versione a versione di Office:

• come proteggere un file in Office 2013
• come proteggere un file in Office 2007/2010
• come proteggere un file in Office 2003 (o precedenti)

CONSIGLIO: se intendi proteggere in modo serio il tuo file, usa password complesse (qui ti spiego come costruire una password complessa).

Ma attenzione: ricordati di segnare la password da qualche parte, perchè se perdi la password sarà molto difficile, se non quasi impossibile, riuscire a riaprire il file!

Come proteggere file di Office 2013 con password

Se usi la versione più recente di Office (Office 2013), segui le seguenti istruzioni per mettere la password ai tuoi file di Office:

• apri il file da proteggere
• clicca su FILE nella barra dei menù in alto a sinistra:

• a questo punto dovrebbe aprirsi il sottomenù Informazioni, se non si apre clicca su Informazioni nella barra a sinistra:

• clicca sulla funzionalità Proteggi Documento (l’icona con il lucchetto)
• nell’elenco che appare clicca su Crittografa con password
• fatto questo si aprirà la finestra di dialogo dedicata dove inserire la password, che ti ricorda di scegliere con la massima attenzione la password per proteggere il nostro documento e di segnarla in un posto sicuro, per non perderla. Digita la tua password nel campo:

• clicca su OK
• ripeti nuovamente l’operazione per confermare la password
• salva il file.

Il tuo file è ora protetto da password. Potrai aprirlo e visualizzarlo solo previo inserimento della giusta parola chiave.

Se vuoi rimuovere la password, ti basta seguire gli stessi passi dopo aver aperto il file protetto, e semplicemente cancellare la precedente password e confermare con OK.

Come proteggere file di Office 2007/2010 con password

Usi Office 2007/2010? Segui questa procedura per proteggere file di Office 2007 o 2010 con password:

• apri il file a cui vuoi bloccare l’accesso
• clicca sul pulsante Menu/Office collocato in alto a sinistra
• seleziona la voce Prepara
• nel menu che compare clicca su Crittografa documento
• inserisci la password che intendi usare per proteggere il tuo file
• clicca sul pulsante OK
• ripeti nuovamente l’operazione per confermare la password
• salva il file. Il tuo documento è ora protetto da password, e ti verr chiesto di digitarla quando vorrai aprirlo nuovamente.

Come proteggere file di Office 2003 (o precedenti) con password

Per proteggere file di Office 2003 o precedenti, la procedura è leggermente diversa:

• apri il file da proteggere
• seleziona la voce Opzioni dal menu Strumenti
• nella nuova finestra clicca sulla scheda Protezione
• digita nel campo di testo Password di apertura la password che intendi usare per proteggere il tuo file
• clicca su OK
• digita nuovamente la password per confermare
• salva il file. Il tuo file di Office è ora protetto da password e per aprilo in futuro dovrai inserire la password.

Conclusioni

Proteggere file Office con passwords è utile in diversi casi. Magari vuoi evitare che qualcuno possa aprire un tuo file, magari devi condividere un file con specifiche persone e non vuoi che sia accessibile ad altri etc.

Ricordati comunque che programmi avanzati di decriptaggio possono riuscire ad individuare la password, soprattutto se non è complessa.

Se i documenti da proteggere sono estremamente sensibili ed intendi proteggerli anche in caso di furto o perdita del computer, devi affiancare quindi la protezione del file ad altri sistemi di protezione, come ad esempio l’uso di password di sistema e la cifratura del volume o del disco usando funzionalità offerte da Windows e programmi come TrueCrypt che ti presento in una lezione di prossima pubblicazione.

Inoltre, Office offre varie possibilità di protezione dei file.

La protezione più alta è data dalla protezione dell’apertura tramite password che ti ho spiegato.

Altre funzionalità di protezione integrate in Office: blocco del file rispetto ad eventuali modifiche (il file è apribile senza password ma l’utente deve digitare la password per modificare il file); protezione contro il copia e incolla del contenuto del file; protezione della struttura del file (ad esempio in Excel puoi impedire l’aggiunta o l’eliminazione di tabs); aggiunta di firma digitale al file in modo che nessun altro se ne possa assegnare la paternità.

Te le presento nei dettagli in lezioni di prossime pubblicazione.

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